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Facturar un concepto adicional a múltilpes alumnos
- Casos prácticos
Facturar un concepto adicional a múltilpes alumnos
En ocasiones necesitamos facturarle un concepto adicional, que no figura en los cursos, a un grupo de alumnos.
Por ejemplo cuando se les quiere cobrar un material externo o un seminario impartido por un profesor que normalmente no les da clase. En lugar de tener que ir añadiendo una factura de forma individual para cada alumno disponemos de un sistema para poder generar varias facturas simultáneas a varios alumnos.
Pasos a seguir
Nos vamos a Administrativo: Facturas y en el botón 'Utilidades' escogemos la opción 'Facturar concepto libre'.
PASO 1: ESCOGER DESTINATARIOS
Nos abrirá la pantalla de 'Facturar conceptos'. En esa pantalla iremos, paso por paso, cubriendo las distintas opciones de lo que queremos hacer:
- En la zona superior tenemos los filtros disponibles para escoger alumnos concretos. Si los dejamos todos en blanco nos filtrará todos los alumnos activos en este momento en la academia.
- Podemos darle a ENTER para filtrar o pulsar este botón.
- Si pulsamos este check marcaremos a todos los alumnos filtrados.
- También podemos marcar/desmarcar, de forma individual, cada uno de los alumnos.
- Cuando tengamos seleccionados los que queremos podemos añadirlos al listado pulsando el botón 'Añadir destinatarios'.
Podemos realizar esta tarea varias veces para ir añadiendo destinatarios por bloques, filtrando un grupo concreto de destinatarios, añadiéndolos y volviendo luego a filtrar otro grupo distinto.
El campo cursos activos nos permite filtrar por la descripción de cualquier curso que esté activo en la academia en estos momentos (por si queremos facturar solo a los alumnos que vienen a un curso determinado).
PASO 2: ESTABLECER EL CONCEPTO A FACTURAR
Cuando hayamos seleccionado algún destinatario para facturar se nos mostrará el siguiente paso, que nos permite establecer que es lo que queremos facturar.
En esta pantalla:
- Ponemos la descripción que queramos para el concepto
- La cantidad a facturar (normalmente 1).
- El importe final.
En cuanto establezcamos estos valores se nos mostrará el total calculado y se activará el tercer y último paso.
PASO 3: CONFIRMACIÓN
Al introducir los datos del concepto ya solo queda confirmar como queremos realizar la facturación:
- Podemos escoger la serie en la cual realizaremos la facturación.
- En la forma de pago podemos dejarla como 'La que figure en la ficha del cliente' (con lo cual se usará la que tenga cada alumno/a o tutor/a) o escoger una forma de pago concreta para que se facture con esa forma de pago.
- Se nos mostrará la información sobre cuantas facturas se van a generar (una por alumno) y el importe total de las mismas.
- Al pulsar facturar se nos pedirá una confirmación y en caso de aceptarla se empezará la generación de facturas.
ATENCIÓN: El proceso de generar múltiples facturas para un concepto no es reversible.Una vez lo pogamos en marcha la única forma de descartar una factura es haciendo una rectificativa de la misma. Es importante
FACTURANDO
Una vez le demos a facturar se nos mostrará la pantalla del proceso.
No es necesario esperar a que el proceso termine. Podemos salir de esta pantalla o incluso cerrar el navegador ya que dependiendo del número de facturas este proceso puede llevar varios minutos.
Si queremos saber el progreso del mismo solo tenemos que ir la pantalla principal del programa. En la zona superior siempre se nos mostrarán los procesos en espera de finalizar, cuya información se refresca cada 30 segundos:
- Se nos indica que proceso está en marcha.
- Su hora de inicio.
- El tiempo transcurrido (en minutos)
- El porcentaje de progreso hasta su finalización.
Cuando un proceso termina desaparece de la pantalla principal, por lo que si nuetro proceso de 'Facturando conceptos libres' no aparece en la pantalla principal es que ya ha terminado.
Las facturas se irán añadiendo en tiempo real en la pantalla Facturación: Facturas, pero se recomienda que esperemos a que el proceso haya terminado para trabajar con ellas.